仕事の構成要素の多くは”社内コミュニケーション”です。観察すると社内コミュニケーションの9割が「質問/主張」、「助言/相談」、「共有」に分類されます。そのため、会話の目的を最初に述べることは良い方法です。これは私たちの社内コミュニケーションの基本的な手法です。この方法は話し手と聞き手の両方に多くの利点を提供します。話し手にとっては、会話の要点を再確認し、話の方向性の乱れを防ぐことができます。聞き手にとっては、目的に応じて注意の度合いを調整できます。たとえば、何かに答えることが期待されている場合と、情報をただ受け取るだけの場合では、聞く姿勢が異なるでしょう。さらに、聞き間違いや再確認を減らすことができます。再確認には時間がかかるため、会話の質向上は企業のコスト削減とパフォーマンス向上につながります。

行動の前に、その行動の先で何が起こるのかをできる限り想像します。また、チームやクライアントが私たちの言動にどのように感じ、どのような反応をするかを予測するために深く注意する必要があります。正確に予測することができなくても、まずは大まかにそのような状況を想像してみることが重要です。これによって私たちの想像力が高まり、行動の質も向上します。結果として、問題を事前に予防したり、想像した通りに物事を進めることができます。

「誤解のない会話はありえない」。これが私たちの基本理解です。言語という曖昧な記号を用いて私見や感情を伝達する過程で、一言一句の意味理解が100%同じであることはあり得ません。特に異なる文化的背景を持ち、非母語でコミュニケーションを試みる場合は、誤解が生じやすいです。この前提に基づくと、私たちが一度声をかけただけで、相手が内容をすぐに理解すると考えることは非現実的です。しかし、「伝える」「書く」「繰り返す」「確認する」というプロセスを繰り返すことで、理解してもらいたい内容がより明確で具体的になるのです。

依頼された大小のタスクを完遂させるのに、たった一度のアウトプットで実現できることは奇跡です。請け負ったら一度アクションしてみて、完成度20%版のものを確認してみることが重要です。ほとんどの場合、確認せずにタスクを80%まで進めようとすることは、多大な時間のロスや発注者との理解のギャップを引き起こす可能性があります。ここでは、発注者の期待や目的を明確に理解し、最初だけでなく途中でも確認を行い、進むべき道から外れた場合にすぐに修正できるようにします。正しい道で全力を尽くすことで、期待に応え、望ましい成功を時期通りに得ることができるでしょう。

問題に直面した時、「この問題は自分だけのものだ」と考えて悩みこむのは愚かです。自分の直面している問題の大半は、過去の偉大な人物や企業が既に似たような事例を経験していて、解を残してくれています。したがって、問題が発生した場合、まずは以前に同様の状況が起きたかを探し出し、何が分からないのかを最初に明確にすることが大切です。そうすることで、対処すべきことを理解し、問題に集中してすべてのリソースを活用できます。また、不要な質問で他の人の時間を取らなくて済むようにもなります。

ビジネスに思わぬアクシデントや問題はつきものです。それらが発生したときに、会社として最も重要なことは即座に対策を取ることです。自分のミスや失敗が原因であることを認めることは難しいかもしれませんが、このガイドラインに従い、それを報告することを最優先としなければなりません。ミスを起こしてしまったことは望ましくない出来事ですが、それが起こった際に速やかかつ適切な対処を取れる人に対しては温かい拍手を与えるべきだと信じています。